Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles est :

SAS CLOE Capital social : 1 000 € SIREN : 899 119 192 Siège social : 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Président : Said Lasmak Site Internet : https://cloe-edu.fr Contact relatif aux données personnelles : privacy@cloe-edu.com

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés sur la plateforme CLOE.

La présente politique s'applique à toute personne utilisant les services de CLOE, notamment :

• les étudiants recherchant un logement ;
• les futurs étudiants effectuant une demande avant leur arrivée en France ;
• les garants ;
• les bailleurs particuliers ;
• les résidences étudiantes ;
• les établissements d'enseignement partenaires ;
• les visiteurs du site internet ;
• les utilisateurs de l'espace personnel CLOE.

Elle couvre également les traitements réalisés lors :

• de la création d'un compte ;
• du dépôt d'un dossier locatif ;
• de l'utilisation de la messagerie intégrée ;
• des paiements réalisés via la plateforme ;
• des demandes adressées au support ;
• de la navigation sur le site ;
• de la participation à des webinaires ou événements organisés par CLOE.

Au sens de la présente politique :

• Donnée personnelle : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles, notamment la collecte, l'enregistrement, la consultation, la transmission, la conservation, la modification ou la suppression.
• Utilisateur : toute personne utilisant les services proposés par CLOE.
• Responsable du traitement : la société CLOE, qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
• Sous-traitant : toute personne physique ou morale traitant des données personnelles pour le compte de CLOE.

CLOE s'engage à respecter les principes suivants :

• Licéité : chaque traitement repose sur une base juridique prévue par le RGPD.
• Transparence : les utilisateurs sont informés de manière claire sur l'utilisation de leurs données.
• Minimisation : seules les données strictement nécessaires sont collectées.
• Exactitude : les utilisateurs peuvent demander la rectification des données inexactes.
• Limitation de la conservation : les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies ou imposée par la réglementation.
• Confidentialité : des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre afin d'assurer la confidentialité et la sécurité des données.

Dans le cadre de ses activités, CLOE s'engage notamment à :

• ne jamais vendre les données personnelles de ses utilisateurs ;
• ne communiquer les données qu'aux partenaires nécessaires à la réalisation des services demandés par l'utilisateur ;
• limiter l'accès aux données aux seules personnes habilitées ;
• sécuriser les accès à la plateforme ;
• mettre en œuvre des mesures permettant de prévenir les accès non autorisés, les pertes de données et les usages frauduleux ;
• respecter les droits des personnes concernées.

Les traitements réalisés par CLOE peuvent concerner notamment :

• les étudiants français ;
• les étudiants internationaux ;
• les futurs étudiants ;
• les garants ;
• les représentants d'établissements d'enseignement ;
• les représentants de bailleurs ou de résidences étudiantes ;
• les visiteurs du site internet ;
• les personnes prenant contact avec CLOE.

Dans le cadre de la fourniture de ses services, CLOE est susceptible de collecter différentes catégories de données personnelles. Les données collectées varient selon le service utilisé et le profil de l'utilisateur.

7.1 Données d'identification

CLOE peut collecter notamment :

• Nom ;
• Prénom ;
• Sexe (lorsque nécessaire) ;
• Date de naissance ;
• Nationalité ;
• Pays de résidence ;
• Langue de préférence.

Ces données permettent notamment de créer le compte utilisateur, d'assurer le suivi administratif du dossier et de faciliter les échanges avec les partenaires.

7.2 Coordonnées

Selon les situations, CLOE peut collecter :

• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• pays de résidence.

Ces informations permettent de communiquer avec l'utilisateur, de l'informer de l'avancement de son dossier et de répondre à ses demandes.

7.3 Données relatives aux études

Afin d'accompagner les étudiants dans leur recherche de logement, CLOE peut traiter notamment :

• établissement d'enseignement ;
• campus ;
• programme suivi ;
• année d'étude ;
• date de rentrée ;
• statut étudiant ;
• pays d'origine lorsque cela est pertinent pour la gestion du dossier.

7.4 Données relatives à la recherche de logement

Selon les préférences de l'utilisateur :

• ville recherchée ;
• budget maximal ;
• date d'entrée souhaitée ;
• durée prévisionnelle du séjour ;
• type de logement recherché ;
• préférences exprimées.

Ces informations permettent de proposer des logements correspondant aux besoins exprimés.

7.5 Pièces justificatives

Lorsque cela est nécessaire à la constitution d'un dossier locatif, CLOE peut traiter les documents transmis volontairement par l'utilisateur, notamment :

• pièce d'identité ;
• passeport ;
• titre de séjour ;
• certificat ou attestation de scolarité ;
• justificatifs de ressources ;
• documents relatifs au garant ;
• tout document demandé par un bailleur dans le cadre d'une candidature.

Ces documents ne sont utilisés que pour permettre l'étude du dossier et sa transmission aux partenaires concernés.

7.6 Données relatives aux paiements

Lorsque l'utilisateur effectue un paiement via la plateforme, CLOE peut traiter notamment :

• montant ;
• date ;
• référence de transaction ;
• statut du paiement.

Les données bancaires complètes ne sont pas conservées par CLOE. Les paiements sont réalisés par Stripe Technology Europe Limited, prestataire spécialisé dans les services de paiement sécurisé. Stripe agit conformément à sa propre politique de confidentialité et à la réglementation applicable.

7.7 Données relatives à la messagerie

Lorsque l'utilisateur utilise la messagerie intégrée, CLOE traite :

• le contenu des messages ;
• la date et l'heure des échanges ;
• les destinataires des messages ;
• les pièces jointes éventuellement transmises.

Ces traitements sont nécessaires au bon fonctionnement du service et au suivi des échanges entre les différentes parties.

7.8 Données de connexion

Lors de la navigation sur la plateforme, certaines informations techniques peuvent être enregistrées, notamment :

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• système d'exploitation ;
• langue ;
• fuseau horaire ;
• pages consultées ;
• durée de navigation ;
• informations techniques nécessaires au fonctionnement du service.

Ces données participent notamment à la sécurité de la plateforme et à l'amélioration de l'expérience utilisateur.

Les données personnelles peuvent être collectées :

• directement auprès de l'utilisateur ;
• auprès de son établissement d'enseignement lorsque celui-ci transmet certaines informations dans le cadre d'un partenariat avec CLOE ;
• auprès des bailleurs ou résidences étudiantes lorsque cela est nécessaire à la gestion du dossier ;
• automatiquement lors de la navigation sur la plateforme.

Les données personnelles sont utilisées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les principales finalités sont les suivantes :

• Création et gestion du compte utilisateur : permettre la création d'un espace personnel sécurisé.
• Recherche de logement : identifier les logements correspondant aux critères exprimés par l'utilisateur.
• Constitution du dossier locatif : collecter les informations et justificatifs nécessaires à la candidature.
• Transmission des candidatures : communiquer le dossier aux bailleurs, résidences étudiantes ou partenaires sélectionnés par l'utilisateur ou nécessaires à l'exécution du service.
• Gestion des paiements : traiter les paiements effectués via Stripe et assurer leur suivi administratif.
• Accompagnement personnalisé : permettre aux équipes CLOE d'accompagner l'utilisateur dans sa recherche de logement et de répondre à ses demandes.
• Sécurité de la plateforme : prévenir les fraudes, protéger les comptes utilisateurs et garantir le bon fonctionnement des services.
• Respect des obligations légales : répondre aux obligations légales, réglementaires et comptables applicables.
• Amélioration continue des services : analyser l'utilisation de la plateforme afin d'améliorer les fonctionnalités proposées et la qualité des services.

Conformément à l'article 6 du RGPD, les traitements réalisés par CLOE reposent notamment sur les bases légales suivantes :

• Création du compte : exécution du contrat.
• Recherche de logement : exécution du contrat.
• Constitution du dossier : exécution du contrat.
• Transmission aux bailleurs : exécution du contrat.
• Paiements : exécution du contrat.
• Assistance utilisateur : exécution du contrat.
• Sécurité de la plateforme : intérêt légitime.
• Prévention de la fraude : intérêt légitime.
• Respect des obligations comptables : obligation légale.
• Réponse aux autorités compétentes : obligation légale.
• Communication marketing (si applicable) : consentement ou intérêt légitime selon la réglementation applicable.

CLOE veille à ce que seules les personnes ayant besoin d'accéder aux données personnelles dans le cadre de leurs missions puissent y accéder. Les données personnelles ne sont jamais vendues ni louées à des tiers. Selon les services utilisés par l'utilisateur, les données peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes.

11.1 Personnel habilité de CLOE

Les collaborateurs, dirigeants, prestataires ou sous-traitants internes de CLOE peuvent accéder à certaines données personnelles dans la limite de leurs attributions. Ces accès sont strictement limités aux besoins de l'exécution des services proposés.

11.2 Bailleurs et résidences étudiantes

Lorsque l'utilisateur sollicite une candidature à un logement, CLOE transmet uniquement les informations nécessaires au traitement de cette demande. Selon les situations, cela peut inclure :

• identité ;
• coordonnées ;
• dossier locatif ;
• justificatifs ;
• informations relatives à la recherche de logement.

Chaque bailleur reste responsable des traitements qu'il réalise après réception du dossier.

11.3 Établissements d'enseignement partenaires

Lorsque la recherche de logement intervient dans le cadre d'un partenariat entre CLOE et un établissement d'enseignement, certaines informations peuvent être échangées lorsque cela est nécessaire à l'accompagnement de l'étudiant. Ces échanges sont limités aux informations strictement nécessaires à la bonne exécution du partenariat.

11.4 Prestataires de paiement

Les paiements réalisés sur la plateforme sont traités par Stripe Technology Europe, Limited. CLOE ne conserve pas les numéros complets de cartes bancaires. Les données de paiement sont directement traitées par Stripe conformément à sa propre politique de confidentialité et aux exigences réglementaires applicables.

11.5 Prestataires techniques

Afin d'assurer le fonctionnement de la plateforme, CLOE s'appuie sur plusieurs prestataires spécialisés. Ces prestataires n'interviennent que dans le cadre des prestations qui leur sont confiées. Ils sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité. Les principaux prestataires utilisés sont notamment :

• AWS (Amazon Web Services) : hébergement de certaines infrastructures et stockage.
• Laravel Cloud : hébergement de l'application backend.
• OVHcloud : services d'hébergement, DNS et messagerie.
• Stripe : paiements sécurisés.
• Mapbox : cartographie et géolocalisation.
• Pusher : messagerie temps réel.
• Google Tag Manager : gestion des balises techniques.
• Google reCAPTCHA : protection contre les robots.
• Meta Pixel : mesure des campagnes publicitaires.
• TikTok Pixel : mesure des campagnes publicitaires.
• Snap Pixel : mesure des campagnes publicitaires.

Cette liste est susceptible d'évoluer afin de tenir compte des évolutions techniques de la plateforme.

Certains prestataires techniques utilisés par CLOE peuvent être amenés à traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Lorsque de tels transferts interviennent, CLOE veille à ce qu'ils soient réalisés conformément aux exigences du RGPD.

Selon les cas, ces transferts reposent notamment sur :

• une décision d'adéquation adoptée par la Commission européenne ;
• les Clauses Contractuelles Types (Standard Contractual Clauses – SCC) approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

Les utilisateurs peuvent obtenir des informations complémentaires concernant ces garanties en adressant une demande à : privacy@cloe-edu.com.

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies et au respect des obligations légales. À titre indicatif, CLOE applique les principes suivants :

• Compte utilisateur actif : pendant toute la durée d'utilisation du compte.
• Dossier locatif : pendant le traitement de la demande puis selon les obligations légales et les besoins de preuve.
• Pièces justificatives : conservation limitée au temps nécessaire à l'instruction du dossier, puis archivage ou suppression selon les obligations applicables.
• Paiements : conservation conformément aux obligations comptables et fiscales.
• Correspondance avec le support : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande puis archivage limité.
• Journaux techniques : durée limitée compatible avec les besoins de sécurité et de fonctionnement.
• Cookies : selon les durées indiquées dans la Politique de cookies.

À l'issue des périodes applicables, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une conservation plus longue est imposée par la loi ou nécessaire à la défense des droits de CLOE.

CLOE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment :

• chiffrement des communications entre le navigateur et les serveurs via le protocole HTTPS ;
• gestion des habilitations et contrôle des accès aux données ;
• authentification des utilisateurs ;
• journalisation des événements techniques lorsque nécessaire ;
• sauvegardes régulières des données ;
• surveillance des infrastructures ;
• protection contre les accès non autorisés et les tentatives de fraude ;
• recours à des prestataires spécialisés pour l'hébergement et la sécurité des services.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. CLOE s'engage toutefois à mettre en œuvre les moyens raisonnables et appropriés pour protéger les données personnelles qui lui sont confiées.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la réglementation française applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants concernant ses données personnelles. Sous réserve des conditions prévues par la réglementation, vous pouvez exercer les droits suivants.

15.1 Droit d'accès

Vous pouvez obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées par CLOE ainsi qu'une copie de ces données.

15.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de données inexactes, incomplètes ou obsolètes.

15.3 Droit à l'effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque :

• elles ne sont plus nécessaires ;
• vous retirez votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• vous vous opposez au traitement dans les conditions prévues par le RGPD ;
• leur traitement est illicite ;
• la loi impose leur suppression.

Certaines données peuvent toutefois être conservées lorsque leur conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou permettre la défense des droits de CLOE.

15.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander que certaines données ne soient plus utilisées temporairement dans les cas prévus par le RGPD.

15.5 Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données lorsqu'il repose sur l'intérêt légitime de CLOE, sous réserve de l'existence de motifs légitimes impérieux justifiant la poursuite du traitement. Vous pouvez également vous opposer à tout moment aux traitements réalisés à des fins de prospection commerciale lorsque ceux-ci sont applicables.

15.6 Droit à la portabilité

Lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur l'exécution d'un contrat et qu'il est réalisé à l'aide de procédés automatisés, vous pouvez demander la récupération de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

15.7 Retrait du consentement

Lorsque certains traitements reposent sur votre consentement (par exemple certains cookies ou communications marketing), celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

15.8 Directives après décès

Conformément au droit français, vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

Toute demande relative à vos données personnelles peut être adressée à :

SAS CLOE Service Protection des données 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Adresse électronique : privacy@cloe-edu.com

Afin de protéger la confidentialité des données, CLOE peut demander un justificatif d'identité lorsque cela est nécessaire. Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

CLOE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

• l'accès non autorisé ;
• la perte accidentelle ;
• l'altération ;
• la divulgation ;
• la destruction.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, CLOE appliquera les obligations prévues par le RGPD, notamment en matière de notification à la CNIL et, lorsque la réglementation l'impose, d'information des personnes concernées.

Lors de votre navigation sur le site, CLOE peut utiliser des cookies ou technologies similaires. Ces cookies permettent notamment :

• d'assurer le fonctionnement technique de la plateforme ;
• de sécuriser les services proposés ;
• de mesurer l'audience ;
• d'améliorer les performances du site ;
• d'évaluer l'efficacité des campagnes de communication et de publicité.

Lorsque la réglementation l'exige, les cookies non essentiels ne sont déposés qu'après recueil de votre consentement. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via l'outil de gestion des cookies mis à disposition sur le site. Pour plus d'informations, veuillez consulter la Politique de cookies.

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers. CLOE ne peut être tenue responsable des pratiques de confidentialité mises en œuvre par ces sites. Les utilisateurs sont invités à consulter les politiques de confidentialité de ces services avant de leur transmettre des données personnelles.

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

• des évolutions réglementaires ;
• des recommandations des autorités compétentes ;
• des évolutions techniques de la plateforme ;
• de l'ajout de nouveaux services ou partenaires.

La version en vigueur est celle publiée sur le site internet de CLOE. La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Les coordonnées de la CNIL sont disponibles sur son site officiel.

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter CLOE :

SAS CLOE 54 rue Coriolis, 75012 Paris, France Email : privacy@cloe-edu.com Site : https://cloe-edu.fr